第一條為做好學校電子文件的歸檔及管理工作，保障歸檔的電子文件安全有效地利用，根據《中華人民共和國檔案法》等有關法律法規，特製訂本暫行辦法。

第二條本辦法所稱的電子文件，是以數碼形式存儲於磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，並可在通訊網絡上傳送的文件。

第三條電子文件形成的各部門應建立電子文件歸檔製度，指定專人負責本部門的電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管、利用納入文書處理程序和相關人員的崗位責任。

第四條凡有保存價值的電子文件，形成單位均必須歸檔。電子文件的歸檔、保管期限和密級劃分，參照學校有關文件歸檔的有關規定執行。

第五條電子文件一般應在辦理完畢後，即時向單位檔案部門歸檔。

第六條電子文件的歸檔分邏輯歸檔和物理歸檔兩種方式。

邏輯歸檔，是指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的電子文件向檔案部門移交的過程。

第七條電子文件邏輯歸檔的基本要求；

(1) 電子文件要設定查詢，歸檔電子文件的權限；

(2) 電子文件歸檔應由經辦人及時注明標識；

(3) 網絡管理人員應把歸檔電子文件的物理地址存放在指定的服務器上，並采取備份措施。

第八條電子文件物理歸檔的基本要求：

(1) 辦理完畢的電子文件應在三個月內進行物理歸檔；

(2) 電子文件應按照本單位紙質文件的分類方案和整理方法進行分類、整理，下載到耐久性的載體上（推薦采用的載體，按優先順序依次為：隻讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體）；

(3) 經辦過程中的情況隨時記錄在相應的文件中；

(4) 專用軟件產生的電子文件應轉換為通用型電子文件；

(5) 歸檔的電子文件載體應標明載體編號、類別、密級及保管期限。

第九條電子文件歸檔時，《電子文件登記表》（見附件一）、機讀目錄、相關軟件、其他說明等應與相對應的電子文件一同歸檔保存。與原電子文件的存儲載體一同歸檔，並使兩者互聯。

第十條電子文件形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子文件製成紙質文件，與原電子文件的存儲載體一同歸檔，並使兩者互聯。

第十一條電子文件在無紙化辦公過程中，應采取安全措施，保證不會非正常改動。

第十二條各電子文件形成部門應在運行電子文件處理係統的硬件環境中設置足夠容量、安全的專用存儲器，存放處理完畢應當歸檔保存的電子文件，以保證歸檔電子文件的完整與安全。

第十三條歸檔電子文件移交前，文件形成部門必須認真檢測電子文件，並填寫《歸檔電子文件移交接收檢驗登記表》（見附件二）。檢驗表一式兩份，一份隨電子文件移交給檔案室，一份由電子文件形成部門保存。

第十四條電子文件的檢驗應包括以下項目：

(1) 載體有無劃痕、是否清潔等；

(2) 有無病毒；

(3) 核實電子文件的真實性、完整性、有效性及審核手續；

(4) 核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；

(5) 對特殊格式的電子文件，應核實其相關軟件、版本、操作手冊等是否完整。

第十五條檔案室應按照檢驗要求對歸檔電子文件逐一驗收，對檢驗不合格者，應退回形成部門重新製作。

第十六條移交檔案室的電子文件應一式二套，一套封存保管，一套提供利用。

第十七條歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：

(1) 歸檔載體應作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄塗層；

(2) 單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓；

(3) 存放時應防磁、防光、防潮、防有害氣體；

(4) 環境溫度控製範圍為17℃-20℃，相對濕度控製範圍為35-45%。

第十八條 電子文件歸檔每滿1年對涉及的電子文件形成部門和檔案室的設備更新情況進行一次檢查登記。

設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行電子文件的載體轉換工作，原載體保留時間不少於3年。

第十九條檔案室對保管的電子文件應定期進行檢驗、轉存，並將檢驗結果填入《歸檔電子文件管理登記表》（見附件三）。

(1) 對磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低於20%，如發現問題應及時采取恢複措施；

(2) 磁性載體上的電子文件，每4年轉存一次，原載體同時保留不少於4年。

第二十條歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經批準，任何單位和個人不得擅自複製電子文件。

第二十一條利用歸檔的電子文件，應使用拷貝件。

對具有保密要求的歸檔電子文件采用網絡方式提供利用時，應遵守國家有關保密規定，采取身份認證、權限控製等安全措施。

第二十二條歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國家關於檔案鑒定銷毀的有關規定執行，在辦理審批手續後實施。

屬於保密範圍的歸檔電子文件的銷毀，如存儲在不可擦除載體上應連同存儲載體一起銷毀，並在網絡中徹底清除。非保密歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

第二十三條檔案室應定期對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統計。

第二十四條本辦法未盡事宜，參照國家其他有關電子文件的標準和規定。

附件一：歸檔電子文件登記表.doc

附件二：歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表.doc

附件三：歸檔電子文件管理登記表.doc