檔案室收集製度
1、檔案室應依照學校年度工作計劃的實際情況及時收集各類檔案。各職能部門則根據檔案管理規定，及時歸檔並辦理移交。
2、按檔案歸檔要求，各種文件、資料不得用圓珠筆、鉛筆書寫。並將原件歸檔，以提高準確性。
3、檔案室對學校自製、采購，作為學校固定資產符合歸檔條件的儀器設備，應本著參與開箱驗收，認真核實資料的原則，收集相關存檔材料。
4、根據學校教學、管理工作的具體狀況，檔案人員應深入現場，配合有關部門一齊做好歸檔文件、資料的收集工作，力求完整、準確。
5、在文件資料交接時，應辦理移交登記手續，有關經手人應在移交記錄薄上簽名，以作備查。
檔案整理製度
1、根據檔案分類表，將不同內容、載體的檔案進行分類、組卷。
2、永久、長期、短期保管的案卷必須按規定的格式形成卷內文件目錄。
3、卷內文件依其形成的規律或特點，按有關規定排列。
卷內文件須按排列順序，依次編寫頁碼、有關情況說明，逐項填寫在備考表內，若無說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填寫完整，以示負責。
4、案卷的封皮，應按規定填寫，案卷題名要簡明，準確反映卷內文件內容，書寫要用毛筆或鋼筆，字跡要工整、清晰。
5、案卷的排列，按不同門類、載體分別排列，案卷排列自上而下，自左向右，排列方法應統一，前後保持一致。
6、按案卷排列順序，編製卷號，在一冊案卷目錄內不得出現重複的案卷號，一個全宗內，案卷目錄不得重複。
文件材料立卷歸檔製度
為了加強學校檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護利用檔案，為學校的教學、管理工作服務，特製訂製度如下：
一、歸檔要求
1、對學校規定的應當歸檔的材料，必須按照有關規定，定期向學校綜合檔案室移交，集中管理，任何個人不得據為己有。
2、文件材料立卷是各級文書部門將已辦理完畢，並具有查考保存價值的公文材料，按照它們的內在聯係和形成規律，組成案卷。
3、歸檔的文件材料必須完整，書寫必須用黑墨水或蘭黑墨水，字跡清晰。
4、歸檔的文件材料必須準確反映教學、管理、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和曆史過程。
5、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規律。
6、各部門對本歸檔範圍中未提及而已形成的其他圖紙文件，如認為有保存價值時也應及時歸檔。
7、凡學校簽發的文件必須附底稿，簽注手續完備。
8、學校工作人員因公外出參觀、學習、考察和參加各種會議收集的文件材料應移交給檔案室。
9、凡是部門學期、年度總結必須打印並附底稿。
二、歸檔時間和手續
1、黨委、工會、團委等群眾組織工作、行政管理工作、外事工作、出版工作的檔案應按要求在次年的四月底前歸檔。
2、教學部門的檔案，應按教學年度在次年度的十月底前歸檔。
3、科研、基建、產品、儀器設備檔案，應在項目完成、通過鑒定驗收後兩個月內歸檔。
4、財會檔案應在會計年度終了後的第二年下半年歸檔。
5、因公外出參觀、學習、考察及參加各種會議的文件材料回學校一星期內歸檔。
6、有關技術會議方麵的科技資料，在會議結束後歸檔，各種技術照片、錄音、錄像帶等可以隨時歸檔。
7、各部門向綜合檔案室移交檔案必須履行手續，填手移交清冊，交接雙方要簽名蓋章。
8、財務檔案由部門兼職檔案員整理立卷，並打印案卷目錄一式三份，隨同案卷向檔案室移交入庫，經雙方登記核對簽字後，一份目錄由財務部門保留備查。
檔案鑒定銷毀製度
鑒定銷毀工作是區別和判斷檔案的價值，對無保存價值的檔案予以剔除銷毀工作。為了搞好這項工作，真正起到提高檔案保管質量的作用，根據國家教委六號令《普通高等學校檔案管理辦法》的要求，特製訂本辦法。
一、檔案鑒定銷毀原則
1、鑒定銷毀的檔案，必須是根據國家規定的檔案保管期限，已滿期或超期的無保存價值的檔案。
2、檔案的鑒定銷毀工作，必須嚴格履行檔案鑒定銷毀程序，並根據各類檔案的不同特點和曆史價值、科學價值、使用價值，認真地、全麵地、準確地審核後，認真實施。
二、鑒定銷毀工作的組織程序和方法
1、檔案部門應根據庫存檔案的實際情況，對已超期或滿期的檔案提出鑒定意見，報分管領導批準，組成由分管領導為首的檔案鑒定銷毀領導小組。
2、檔案鑒定工作，必須在學校鑒定銷毀領導小組的指導下，由有關部門的專業人員和檔案人員參加，采用直接鑒定的方法。
3、檔案鑒定工作，一般以一個年度或一個項目的成套檔案材料為基礎，按照分工，個人初鑒、集體審查，對到期的檔案提出銷毀或延長保管期限的意見。
4、對經鑒定確係無保存價值的檔案，應登記造冊一式三份，一份學校歸檔保存，一份留存檔案材料形成部門待查，一份報上級檔案主管部門審批備案。
5、鑒定工作結束後，應寫出鑒定銷毀報告，待學校及上級主管部門批準後，履行銷毀手續。
三、檔案銷毀和善後工作
1、對已批準履行銷毀手續的檔案，應由檔案部門和有關部門各派一人，到上級指定的地點進行監銷。
2、監銷人在銷毀前應認真清點，核對無誤後，在銷毀清冊上簽字蓋章，方可進行銷毀。
3、對鑒定工作中挑出延長保管期限的檔案材料，應由有關部門在檔案人員的指導下，重新組卷，交檔案部門繼續保存。
4、檔案部門在檔案銷毀後，應及時調整檔案櫃架，並在相應的存放地點和檢索工具中注明，以保證庫存檔案的正常利用。
檔案、資料保密解密製度
為了確保秘密檔案、資料的正常利用，更好地為學校各項工作服務，根據《保密法》、《檔案法》規定，特製訂本製度。
一、保密的依據及密級、範圍
密級是人們根據已形成的文字材料、圖紙、照片、聲像中秘密事項所涉及利害關係程度而標明的等級。因此，各類載體所組成檔案的重要程度、限製範圍和一旦泄密所帶來的危害性及可保密性是我們劃分密級的依據。
參照國家教委，國家保密局的《教育工作中國家秘密及其密級具體範圍的規定》，現確定我校檔案、資料的保密範圍有絕密、機密、秘密和內部保密事項四種，具體內容如下：
1、絕密：屬最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重損害。內容有：
由上級製發並注明絕密的文件組成的案卷、資料。
2、機密：屬重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害。內容有：
由上級製發並注明機密的文件組成的案卷、資料。
3、秘密：屬一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。內容有：
(1) 由上級製發並注明秘密的文件組成的案卷、資料。
(2) 查處一般違紀案件的案情和有關材料組成的案卷。
4、內部保密事項：不屬國家秘密，在一定範圍內，一定時間內泄露會使單位的利益受到損害。內容有：
(1) 關於黨委會、黨政聯席會、校長辦公會、職稱評審會等會議記錄組成的案卷。
(2) 未公布的人事調配、職工獎懲、勞動工資計劃、機構、編製、工資調整材料組成的案卷。
(3) 未公布的外事工作材料組成的案卷。
(4) 未公布的崗位設置意見等材料組成的案卷。
(5) 專業技術職務評審過程中形成的專家評審意見、申報表等材料組成的案卷。
(6) 可能成為發明的科研成果組成的案卷。
二、保密檔案、資料利用的權限和範圍
1、秘密以上的檔案、資料是國家機密，利用時應按照歸檔前該文的閱文範圍去查閱，其他部門的人員確因工作需要查閱秘密以上的檔案時，須經學校辦公室主任批準。
2、內部保密事項材料組成的檔案的利用，應限製在較小的範圍內，一般隻允許形成部門的有關人員和領導查閱，其他部門的人員因工作需要查閱，須經形成部門的領導或該項目負責人的同意，方可查閱。
3、查閱保密檔案、資料必須在檔案室內，如在允許查閱的範圍內，確係工作需要調出，應在保證檔案、資料安全的前提下，抓緊查閱，及時歸還。
三、保密檔案、資料的管理
1、保密材料立卷歸檔時，必須由製成部門注明該卷檔案的密級，內部保密事項材料組成的案卷還須注明保密的時間和利用範圍，方可向檔案部門移交。
2、檔案人員應對歸檔入庫有密級的檔案，做到心中有數，嚴格執行保密檔案的利用規定，未經批準，不得擅自將有秘密的檔案、資料攜出檔案室，更不得隨便複印。
四、檔案、資料的解密和變更密級
1、凡國家秘密事項的檔案、資料，保密期限屆滿，或雖在保密期內，但已合法公開自行解密。
2、對在保密期限內的保密檔案資料需變更密級、保密期限或解密的，應由檔案、資料形成立卷歸檔部門提出意見，經學校辦公室主任審查後，報學校主管領導審批。
3、對批準更改密級或解密的檔案、資料，應由申請部門將意見通知檔案室，以便在被更改的檔案、資料上標明“解密”或“升”、“降”密的標識。
檔案管理“三納入”製度
一、“三納入”內容
“三納入”是指檔案工作納入學校工作計劃、獎懲辦法；納入領導工作議事日程；納入學校檔案工作人員的崗位責任製三個方麵。
二、責任部門、人員
1、納入學校工作計劃，由辦公室根據檔案工作情況提出工作設想、要求，經請示分管領導同意後，列入年度工作計劃。
2、納入領導工作議事日程，學校分管領導、部門分管領導應根據學校的發展需要和檔案工作實際情況，把檔案工作的規劃、設想、具體工作擺在議事日程或根據上級機關的要求、學校檔案工作人員的提議研究落實。
3、由學校分管領導，組織辦公室、各部門根據有關人員對檔案的實際工作情況予以考核。
檔案管理“四參加”製度
一、“四參加”內容
“四參加”是指檔案部門或專兼職檔案人員參加產品定型會、科研課題鑒定會、設備開箱驗收會、基建工程竣工驗收會。
二、責任部門、人員
1、學校產品的試製、開發、定型、鑒定、生產等工作由負責該產品試製的部門負責收集、整理、歸檔。
2、科研課題鑒定會：由校長辦公室、科研辦負責科研課題的選定和組織實施，鑒定時負責通知檔案員參加。
3、由各部門領導，根據情況及時通知檔案人員參加設備開箱驗收會並移交有關檔案資料，檔案人員要將參加設備開箱驗收會的情況作好相應記錄，保證設備資料的齊全。
4、由學校有關部門通知檔案人員參加基建工程竣工驗收會，檔案人員在工程進展中，先期即應積極主動參與，了解工程進展情況並及時收集相產資料，在參加竣工驗收會時，要對驗收工程的資料移交工作提出明確意見。有關部門應根據檔案要求在規定時間內移交。
檔案安全保管製度
為了更好地管好檔案、用好檔案，確保檔案的安全，延長檔案的使用壽命，特製訂本製度：
1、學校新建檔案庫房，應符合國家檔案局、建設部發布的《檔案館庫房建築設計規範》的要求。
2、學校應從檔案工作的實際出發，為檔案庫房配備必要的去濕機、空調機、吸塵器等設施，使檔案庫房達到溫度為14~24℃，相對濕度45~60%的國家標準。並符合檔案庫房防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防強光的要求。
3、檔案庫房內的每組櫃架，應在便於管理、方便查找的原則下，放置井然有序，檔案人員還應及時做好檔案存放的標引，做到準確無誤。
4、對每年接收編目的各類檔案，在入庫上架時應進行認真檢查，做到帳目、卡、物相符，按不同門類、載體，依檔號順序排列。標明室藏檔案資料的示意圖。
5、查閱、借閱檔案要嚴格執行借閱製度，及時做好出庫檔案的登記，歸還時要當麵注銷，隨時入庫。
6、檔案人員應注意研究檔案保護技術，對那些利用頻繁和年久自然破損的檔案，逐步做好修補和複製工作。
7、節假日前，檔案人員要對檔案的借閱、保管情況進行檢查和回收，如有問題及時彙報，確保檔案的安全。
8、每天下班前，檔案人員要注意做好檔案庫房和辦公室的安全工作，必須將電源切斷，門窗關好，才能離開。
9、檔案人員在調離工作崗位時，應及時辦理所分管檔案的交接手續。
10、檔案庫房是存放檔案的重地，非工作人員未經許可不得擅自進入檔案庫房，庫房內不能寄放其他物品。
檔案庫房管理製度
一、檔案庫房必須堅固，防火防爆，雙保險鎖，庫房要通風良好，並和辦公室分開。
二、檔案庫房實行專人負責管理，借閱者和任何人不準進入庫房內，庫房門鑰匙不準隨身攜帶離開辦公室。
三、檔案庫房內備有防火、防盜、防潮、防光、防有害微生物、防塵、防汙染等設備和安全措施。
四、檔案庫房應保持適宜的溫濕度，溫度在14-24℃，相對濕度45-60%，庫房備有溫濕度計，有測量記錄，對不適宜的溫濕度要進行調整。
五、檔案庫房做到清潔衛生，下班前檢查門窗、電氣開關是否關閉，每年年末對保管的檔案進行一次清點核對檢查，做到卷帳相符，對破損檔案要及時修補和複製。
六、櫃架排放合理，便於通風，利於查找。
七、庫房內禁止吸煙，嚴禁存放易燃易爆物品，保持室內走廊暢通，消防器材要定期檢查，庫房的安全防火要落實專人負責。
檔案借閱利用製度
為了有效地利用檔案信息資源，更好地為學校教學、科研和黨政管理等各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和有關政策、法規，結合我校檔案工作實際，特製訂本辦法：
一、檔案室工作人員要提高服務意識，對查閱檔案者要熱情接待，積極耐心地提供利用服務。
二、本室檔案原則上隻供本單位和上級主管機關使用。外單位因工作需要利用時，經本單位領導或辦公室負責人同意。
三、查閱檔案時，應先填寫“檔案查閱、借閱申請表”並由工作人員提供所要查閱的案卷，查檔人員不得任意翻閱其他案卷。
四、查閱檔案時，嚴禁吸煙，不得將墨水滴在檔案上。
五、查閱檔案時，一般隻能摘錄檔案內容，若需全文抄錄或複印時，須經辦公室負責人同意。
六、從檔案中索取的抄件或複印件，必須加蓋“福建師範大學福清分校綜合檔案室”印章才能有效。
七、查閱檔案時，要對檔案安全、完整負責，要愛護檔案和檢索工具，嚴禁在檔案或目錄上勾劃、圈點，甚至拆卷、撕頁、塗改等，閱畢歸還時，應當麵清點核對。
八、查檔人員要遵守保密法規，嚴禁將檔案的秘密內容向無關人員泄露。
九、檔案一般不外借，因特殊需要，須經辦公室負責人同意，並辦理手續後，才能借閱，一般借出時間不超過七天，到期仍需要時應辦理續借手續。出借檔案不得轉借，更不能丟失。室藏的保密檔案除特殊情況外一律不外借。
十、檔案管理人員應嚴格執行檔案安全保管製度，對歸還的檔案要認真檢查，核對確認無誤後，才能辦理注銷手續。
十一、檔案部門人員要熟悉室藏檔案，根據各類檔案的形成情況編製各種檢索工具，做好檔案的開發和提供利用工作，當好領導及有關部門的助手和參謀。
十二、根據學校教學、科研、管理工作的需要，積極創造條件編輯各種形式的資料，有目的地引導利用，並解答利用者提出的有關問題。
十三、進行某項活動或專題項目的跟蹤服務，注意收集，登記利用檔案後的社會效益、經濟效益，及時將實例彙集成冊，進行開發利用工作情況研究和宣傳，不斷提高開發利用工作的質量。
十四、在各類檔案的開發利用工作中，嚴格執行國家的有關保密及專利規定，根據規定認真審查內容，控製使用範圍，使有關的檔案在規定期限內完全保密。
檔案統計製度
檔案統計是以數字的形式準確地反映檔案工作的真實情況和檔案管理活動的規律，保持正常的工作程序不可缺乏的一項工作。為了使學校的檔案統計工作做到準確、及時、科學和製度化，根據《普通高等學校檔案管理辦法》要求，特製定本辦法。
一、綜合檔案室嚴格按照上級檔案部門的要求，定期或不定期地向上級主管機關和檔案行政管理部門報送統計報表，以便使其及時了解情況，進行指導。
二、綜合檔案室應了解各部門分管檔案工作的領導和兼職檔案人員的情況，做好全校兼職檔案人員的人數及基本情況的統計工作，以便於檔案業務聯係和指導工作。
三、綜合檔案室應堅持實事求是的原則，在做好各類檔案案卷目錄統計工作的同時，對每年檔案的收進、整理情況進行準確統計，認真負責地編製每一份統計表，仔細地填寫每一欄目的數字，杜絕馬虎草率。
四、綜合檔案室應對曆年各類檔案的庫存數量、保管情況定期進行統計，真正做到心中有數，家底清楚。
五、檔案利用的統計是各部門、各類人員在一定時期利用檔案情況的真實反映。綜合檔案室必須認真地做好檔案利用的統計工作，以促進檔案利用工作的開展。
六、檔案的鑒定銷毀統計工作，是對鑒定銷毀後庫存檔案的銷毀檔案數和現存檔案數的核實工作。綜合檔案室應在每次鑒定銷毀工作後，及時做好各類檔案統計工作，以保證帳物相符，準確無誤。
七、綜合檔案室應做好各類檔案統計資料的積累工作，並通過各類檔案的統計數字，分析研究檔案工作，進一步認識和掌握檔案工作的基本規律，不斷總結經驗，找出差距，采取措施，提高檔案工作的質量。
