第一章 總則

第一條為了加強LD乐动 檔案工作，提高檔案理水平，有效地保護和利用檔案，為學校各項工作服務，為社會經濟發展服務，根據《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)、《普通高等學校檔案管理辦法》、《福建省檔案管理條例》等法律、法規，結合我校實際，特製定本辦法。

第二條本辦法所稱檔案，是指學校在從事黨政管理、教學、科研以及其他各項活動中直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的曆史記錄。

第三條學校檔案記錄和反映了學校建立、建設和發展的曆史過程，是學校各項工作的重要組成部分，是評估和衡量學校教育質量和管理水平的重要依據，它為學校教學、科研、管理水平的提高創造了必要條件，是反映和維護學校曆史麵貌的一項重要工作，是辦好學校的重要基礎工作。

第四條學校各門類、不同載體的檔案必須遵循統一領導、集中管理、維護檔案的完整、準確與安全、便於開發利用的原則，任何單位和個人不得將應歸檔的材料截留在部門或據為己有。

第五條學校應加強對檔案工作的領導，嚴格實行部門立卷製度，逐步做到“三納入”、“四同步”，即：納入學校計劃和規劃、納入管理製度、納入有關人員的職責範圍；在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，同步落實布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

第二章管理體製與職責

第六條我校設綜合檔案室，直屬校長辦公室領導，業務上受省檔案局的指導、監督和檢查。學校由一名校領導分管檔案工作。各部門設部門檔案負責人及專（兼）職檔案員，建立全校檔案信息網絡。

第七條學校綜合檔案室的主要職責是：

1、宣傳、貫徹、執行黨和國家關於檔案工作的法令、政策和規定，提高全校師生員工的檔案意識；

2、建立健全本校各類檔案工作的規章製度，對各單位檔案工作進行監督、指導和檢查；

3、指導、協助各部門做好各類檔案的歸檔工作，根據不同門類、不同載體檔案材料歸檔的特點，及時做好檔案的接收、分類、鑒定、統計、保管和利用工作；

4、科學地管理檔案，在開展檔案開放和利用工作的同時，嚴守檔案機密，確保檔案安全；

5、負責編輯檔案參考資料，編製檢索工具，多途徑、多形式地開發檔案信息資源，積極為學校的發展提供服務；

6、負責學校檔案工作網絡建設和檔案工作的業務指導，對全校專、兼職檔案工作人員進行業務培訓，努力提高檔案工作人員的素質和檔案工作水平；

7、完成學校領導交辦的其他工作任務。

第八條學校檔案工作網絡由分管檔案工作的領導、各部門檔案工作負責人及兼職檔案員組成。各部門分管檔案工作負責人分管本部門檔案工作，（專）兼職檔案員具體承辦本部門檔案工作。

分管檔案工作的領導職責：

1、加強對學校檔案工作的領導，把檔案工作納入學校的整體發展規劃，列入學校議事日

程，督促各單位按規章製度的要求做好本部門的檔案工作。

2、關心檔案工作的建設與發展，及時解決檔案工作中的重大問題和困難，為檔案工作創

造良好的條件。

3、主持全校檔案工作會議等重大活動。

4、審批檔案材料的銷毀報告。

部門分管檔案工作負責人主要職責：

1、組織部門職工學習檔案法規，執行學校檔案工作規章製度，將檔案工作納入部門工作計劃：

2、加強與學校檔案室的聯係，共同做好對兼職檔案員的業務指導、監督和檢查工作，提高歸檔文件質量，保證按時歸檔；

3、支持部門兼職檔案人員開展工作，幫助他們解決實際困難。

部門（專）兼職檔案員主要職責：

1、認真學習國家檔案工作法律、法規和學校檔案工作規章製度；

2、根據學校檔案室製發的各門類檔案的案卷類目，做好預立卷工作；

3、負責部門文件材料的形成、積累、保管和整理、歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、係統，並按規定時間向學校檔案室辦理移交手續；

4、積極參加檔案業務學習，不斷提高檔案工作水平；

5、主動接受學校檔案室的業務指導和督促、檢查；

6、注意文件材料的安全和保密工作。

第三章檔案工作人員、經費、庫房、設備

第九條學校檔案工作人員必須堅持四項基本原則，認真執行黨和國家的方針政策熱愛檔案事業，忠於職守、嚴守機密、勇於創新，具備一定的檔案專業知識和科學文化知識。

第十條檔案工作所需的經費列入學校年度經費預算。並為檔案管理人員提供必要的工作條件。

第十一條學校根據現有規模、發展規劃和現代化管理的需要，為檔案室提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房。庫房應有防黴、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防高溫、防強光、防有害氣體和有害生物等保護措施。

第十二條根據工作需要，學校應有計劃地為檔案部門配置計算機、複印機、照相機、掃描儀、攝像機等設備，使檔案管理現代化同學校管理現代化同步發展。

第四章檔案的立卷、歸檔、移交和接收

第十三條學校建立和完善文件材料的立卷歸檔製度。各部門應把文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入部門工作計劃，列入教學、科研、管理人員的職責範圍，做到每項重要的教學、科研、黨政管理等工作都有完整、準確、係統的文件材料歸檔保存。

第十四條學校檔案分為黨群、行政、教學、科研、基本建設、儀器設備、產品生產、出版物、外事、財會等十大類，另外還有聲像、實物檔案，各類文件材料的歸檔範圍和保管期限按《福建師範大學福清分校檔案分類、歸檔範圍和保管期限規定》執行。凡屬應歸檔的文件材料必須按規定及時歸檔。

第十五條有關部門和學校對科研成果、產品定型、基建竣工、貴重儀器設備開箱及其他技術項目進行鑒定驗收時，須通知檔案室相關人員參加。以便對應歸檔的文件材料進行審查驗收，簽署驗收意見並蓋章。沒有完整、準確、係統的文件材料不予鑒定驗收。

第十六條檔案歸檔時間：黨政管理部門和能按年度歸檔部門的文件材料在次年四月底以前歸檔；教學部門和能按教學年度歸檔部門的文件材料應在次年度的十月底前歸檔；科研、基建等部門應在項目完成通過鑒定、驗收後兩個月內歸檔。財會檔案應在會計年度終了後的第二年下半年歸檔。因公外出參觀、學習考察及參加各種會議的文件材料回學校後一星期內歸檔。有關技術會議方麵的科技資料，在會議結束後歸檔，各種技術照片、錄音、錄像、光盤等可以隨時歸檔。

第十七條接收歸檔文件材料必須辦理交接手續，填寫歸檔材料移交清單，一式兩份。

第五章檔案管理

第十八條學校的各門類、各種載體的檔案原則上應由學校檔案室集中統一管理，對某些需特殊條件保管或利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可根據實際需要，實行統一領導，分級管理。

第十九條學校檔案室按照《LD乐动 檔案分類、歸檔範圍、保管期限規定》對接收的歸檔材料應進行分類、整理、編目、排列上架。

第二十條學校檔案室應定期做好檔案的鑒定工作，對保管期限已滿的檔案，應組織有關專業人員和檔案人員按照有關規定進行鑒定和銷毀。

第二十一條學校檔案室必須做好檔案的統計工作，及時統計檔案的收進、移出、利用、銷毀等各種數據，按照有關規定，向上級檔案管理部門報送檔案基本情況統計年報。

第二十二條檔案室應會同有關部門定期進行檔案密級的審查，根據具體情況及時調整密級。

第二十三條檔案室應做好檔案保護工作，建立庫房管理和檢查製度，實行專人負責，嚴格按照“八防”要求管理庫房，確保檔案安全。及時修補殘破檔案，對字跡褪色的檔案要及時修複或複製。在定期檢查檔案時，遇有特殊情況，應向學校領導彙報，及時處理。

第二十四條檔案是學校科學管理、正確決策的重要信息資源，為充分發揮檔案信息資源的作用，學校應將檔案室納入學校自動化信息管理網絡，使檔案室現代化管理與學校現代化管理同步發展，以適應檔案科學管理需要。

第六章檔案的利用與開發

第二十五條檔案室應按照《檔案法》的規定，向全校以及社會開放屬於開放範圍的檔案。

第二十六條室藏檔案屬下列情況之一者不宜開放：

1、涉及黨和國家秘密的；

2、涉及專利或技術秘密的；

3、涉及個人隱私的；

4、檔案形成部門規定限製利用的。

第二十七條檔案室應設立專門的閱檔室，並提供各種檢索工具；檔案室工作人員應熟悉室藏檔案，了解學校各項工作的需要，加強內外信息的綜合開發利用，發揮檔案的信息功能，做好領導和有關部門的助手和參謀作用，最大限度地滿足利用者的需要，提高社會效益和經濟效益。

第二十八條對於符合開放利用條件的檔案，其查閱利用要求參見文書檔案、科技檔案等借閱管理規定。

第二十九條學校檔案室應加強檔案編研工作，大力開發檔案信息資源，根據學校發展和社會的需要，有計劃地對檔案資料進行研究整理，整理各種彙編資料和編研成果，為學校教學、科研和管理工作服務，為社會各方麵工作服務。

第三十條學校檔案室應積極參加本係統、本地區的檔案協會活動，不斷提高檔案管理水平。

第三十一條學校檔案室應發揮其科學文化功能，利用室藏資料開展檔案宣傳教育工作。

第七章考核、獎勵與處罰

第三十二條建立檔案工作的檢查、考核和評估製度，對於在年度歸檔工作中表現突出的集體和個人、對檔案編研及服務工作優秀者給予獎勵。

第三十三條對於違反《中華人民共和國檔案法》的行為，按照《中華人民共和國檔案法實施辦法》的有關規定予以處罰。

第八章附則

第三十四條本辦法由學校辦公室負責解釋。

第三十五條各單位應積極探索並實踐電子文件的管理辦法，妥善保管本單位工作中形成的重要電子文件，待時機成熟後將專門製定有關電子文件的管理辦法。

第三十六條本辦法自發布之日起施行。

附：

LD乐动 文件歸檔工作流程